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宿泊者名簿、何を書いてもらう？旅館業法と民泊新法で違う記載事項【2026年版】
最終更新日: 2026年10月28日
宿泊者名簿に何を書いてもらうかは、どの法律で営業しているかによって違います。 旅館業法は2023年12月13日の改正で「職業」が記載事項から外れて「連絡先」が必須になりました。一方、民泊新法（住宅宿泊事業法）は今も「職業」と「宿泊日」が必須のままです。
「宿泊者名簿って、結局どこまで書いてもらえばいいの？」
「職業欄はもう要らないって聞いたけど、うちの民泊も同じでいいのかな？」
「外国人ゲストのパスポート、コピーまで取らなきゃダメ？」
こんにちは。エアホスト デジタルマーケティング部です。宿泊者名簿って、地味だけど見落とされやすい法律上の義務なんですよね。しかも制度ごとに書いてもらう項目が違うので、「隣の施設と同じ様式でいいでしょ」と思っていると、思わぬ抜け漏れが起きちゃいます。
この記事では、3つの制度の記載事項の違い、外国人ゲストのパスポート対応、3年間の保存ルール、罰則、Airbnbの新ルール（2026年11月20日〜）との関係、そして名簿づくりをオンラインチェックインでラクにする方法まで、2026年10月時点の最新ルールでまとめました。
⚡️ 3分でつかむ！この記事のポイント
記載事項は制度ごとに違う。旅館業法は「連絡先」、民泊新法は「職業・宿泊日」が必須
旅館業法は2023年12月13日の改正で「職業」が記載事項から外れた
日本国内に住所がない外国人ゲストは、国籍・旅券番号の記載＋旅券の写しの保存が必要
名簿は作成日から3年間保存。電磁的記録（電子データ）での作成・保存も認められている
違反すると罰金（旅館業法は50万円以下、民泊新法は30万円以下）
宿泊者名簿とは？
宿泊施設が、宿泊者の氏名・住所などを記録して備え付けておく、法律で義務づけられた名簿のこと。旅館業法・国家戦略特区法（特区民泊）・住宅宿泊事業法（民泊新法）のいずれで営業する場合も作成が必要で、都道府県知事などから求められたときは提出しなければなりません。感染症のまん延防止やテロの未然防止といった、公衆衛生・治安上の目的で設けられている制度です。
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1. 対象は「宿泊者全員」｜代表者だけの記載はNG
まずは、いちばん多い勘違いから。
宿泊者名簿は、予約した人や代表者だけ書いてもらえばいいものではありません。 大阪府は「宿泊施設等は、法令等の定めにより宿泊者名簿を備え付け、管理しなければなりません」として、宿泊者全員分の記載を求めています。茨城県はさらに踏み込んで、代表者ではなく全宿泊者を記載すること、予約グループごとに区別して記載することを明示しています。
クラスの出席簿を思い浮かべてみてください。班長だけ名前を書いて「あと4人います」では、誰が来ていたか分かりませんよね。宿泊者名簿もそれと同じで、泊まった人みんなの名前が必要なんです。
4人グループなら4人分。家族連れなら、一緒に来たご家族も対象です。「代表者1名だけ記入してもらう様式」を使っている施設は、この時点で要件を満たしていない可能性があります。様式そのものを一度見直してみてくださいね。
2. 【重要】記載事項は3制度で違う｜比較表
ここがこの記事のいちばん大事なところです。宿泊者名簿の記載事項は、営業のもとになっている法律ごとに違います。
旅館業法 （ホテル・旅館・簡易宿所） | 特区民泊 （国家戦略特区法） | 民泊新法 （住宅宿泊事業法） | |
氏名 | ✅ 必要 | ✅ 必要 | ✅ 必要 |
住所 | ✅ 必要 | ✅ 必要 | ✅ 必要 |
職業 | ❌ 不要 （2023年12月13日〜） | ❌ 不要 | ✅ 必要 |
連絡先 | ✅ 必要 （2023年12月13日〜） | ✅ 必要 | ⚠️ 自治体により案内が異なる（下記） |
宿泊日 | — | — | ✅ 必要 |
滞在期間 | — | ✅ 必要 | — |
国籍・旅券番号 （国内に住所のない外国人） | ✅ 必要 | ✅ 必要 | ✅ 必要 |
出典：大阪府「宿泊者名簿の記載徹底について」、観光庁 民泊制度ポータルサイト
覚え方はシンプルです。「ホテル・旅館は連絡先、民泊新法は職業と宿泊日」。ここさえ押さえておけば、様式の作り分けで迷いません。
ただ、1つだけ正直にお伝えさせてください。民泊新法の「連絡先」の扱いは、自治体によって案内に差があるんです。 住宅宿泊事業法施行規則と観光庁の民泊制度ポータルサイトが挙げる記載事項は「氏名・住所・職業・宿泊日（＋外国人は国籍・旅券番号）」ですが、茨城県のように連絡先も記載事項として案内している自治体もあります。迷ったら連絡先ももらっておくのが安心です。実際、ゲストに連絡がつかなくて困る場面は必ず出てきますからね。最終的な様式は、物件のある自治体の案内に合わせてください。
ちなみに「連絡先」は、電話番号やメールアドレスなど、いざというときに連絡が取れる情報のこと。オンライン予約が中心の施設なら、予約のときにもらった情報をそのまま活かせるはずです。
なぜ旅館業法だけ変わったの？
2023年12月13日施行の改正旅館業法で、宿泊者名簿の記載事項が見直され、実務上あまり使われていなかった「職業」が外れ、感染症発生時などに連絡が取れる「連絡先」が加わりました。民泊新法側は同じタイミングでの変更がなかったため、結果として制度間で差が生まれています。
3. 外国人ゲストの対応｜旅券の提示を求め、写しを保存する
海外からのお客様が多い施設ほど、ここが実務のキモになります。
日本国内に住所を有しない外国人が泊まる場合、氏名・住所に加えて国籍と旅券番号の記載が必要です。しかも、本人の自己申告だけではダメなんです。大阪府の案内では、次のように運用することとされています。
旅券（パスポート）の提示を求める
旅券の写しを、宿泊者名簿とともに保存する
写しを保存した場合、それを名簿の氏名・国籍・旅券番号の記載に代えることができる
提示を拒まれた場合は、国の指導により求めていることを説明して、あらためて提示を求める
それでも拒む場合は、最寄りの警察署に連絡するなど適切に対応する
ポイントは、「日本国内に住所を有しない」外国人が対象だということ。日本に住んでいる外国籍の方（在留カードをお持ちの方など）は、このパスポート確認の対象ではありません。ここを知らずに、外国籍のゲスト全員に一律でパスポートを求めてしまうと、せっかくの滞在の印象を悪くしてしまうこともあります。
Airbnbの新ルール（2026年11月20日〜）でも、名簿は集められます
Airbnbは、2026年11月20日以降に確定した予約から、ホストがゲストに身分証の写しなどの個人情報を求めることを原則として制限します。ただし、法令で必要な場合は例外です。その場合は、予約前にリスティングの「リクエスト」で、集める情報と理由を明示し、法令で求められる範囲を超えて集めないことが条件とされています（Airbnbヘルプ「ホストが定める契約やその他の要件の制限」）。
日本の宿泊者名簿とパスポートの写しは、まさに法令で必要な情報です。Airbnbに載せている施設は、名簿の項目と、そのもとになる法律を、リスティングに書いておきましょう。
4. 保存は「作成日から3年」｜電子データでもOK
宿泊者名簿は、作成日から3年間の保存が必要です。保存場所は、旅館業なら施設または営業者の事務所、民泊新法なら届出住宅または住宅宿泊事業者の営業所・事務所とされています。
そして運営者にとってうれしいのが、紙じゃなくてもいいということ。
住宅宿泊事業法施行規則では、記載事項が電子計算機のファイルや電磁的記録媒体に記録され、必要に応じて明確に紙面に表示できるときは、その記録をもって名簿への記載に代えられるとされています（厚生労働省「住宅宿泊事業法施行規則」）。旅館業法の宿泊者名簿についても、正確な記録が担保され、必要に応じて速やかに印刷・提示できる状態であれば、電磁的方法による作成・保存が可能とされています。
つまり、チェックインのときに紙のカードへ書いてもらって、それをファイルに綴じて3年間とっておく必要はないんです。ここが、あとでお話しする自動化のチャンスになります。
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5. 本人確認はどこまで必要？対面とICTの要件
名簿を「正しく」書いてもらうために、泊まり始めるまでに本人確認をする必要があります。
民泊新法では、対面、または対面と同等の手段としてのICT（情報通信技術）を使った方法が認められています。観光庁の民泊制度ポータルサイトでは、次の2つをどちらも満たすことが要件とされています。
宿泊者の顔および旅券が画像により鮮明に確認できること
その画像が、届出住宅内または届出住宅の近傍から発信されていることが確認できること
具体例として、届出住宅などに備え付けたテレビ電話やタブレット端末による方法が挙げられています。
「無人運営なら本人確認はいらない」わけではありません。むしろ無人にするほど、本人確認のしくみをしっかり作っておく必要があるんです。旅館業法の施設で非対面チェックインを入れる場合も、運用方法を管轄の保健所に事前に相談しておくと安心ですよ。
条例で「対面」を求める自治体もあります
国のルールでは ICT による本人確認が認められていますが、自治体の条例で上乗せのルールが決められていることがあります。たとえば豊島区では、民泊の現行ルールとして「対面による宿泊名簿記載・鍵の受け渡しの実施」が挙げられています（豊島区「民泊条例改正の概要について」）。新宿区も、宿泊者の本人確認の対面実施を義務づける条例改正案を公表しています（2026年10月時点・パブリックコメント中。新宿区）。
ICTだけで完結できるかどうかは、物件のある自治体のルールしだいです。オンラインチェックインを入れる前に、必ず確認してくださいね。
6. 守らないとどうなる？罰則と、起きがちな抜け漏れ
罰則は制度によって違います。
制度 | 根拠 | 罰則 |
旅館業法 | 第6条第1項の違反（第11条第1号） | 50万円以下の罰金 |
民泊新法 | 第8条の名簿の備付け・保存の違反（第76条） | 30万円以下の罰金 |
現場でよくある抜け漏れは、だいたいこの4つです。
代表者1名しか書いていない
旅館業法の施設なのに、古い様式のまま「職業」欄を使っていて、「連絡先」欄がない
外国人ゲストのパスポートの写しを取り忘れている、または保存していない
OTA経由の予約で、ゲスト情報が予約データのまま散らばっていて、名簿として提出できる形になっていない
とくに最後のひとつは、OTAをいくつも使っている施設ほど起こりがち。予約はAirbnb、こっちはBooking.com、直販もある…という状態だと、「今すぐ3年分を出してください」と言われたときに、すぐ出せないんですよね。
7. 【運営者向け】名簿づくりをオンラインチェックインで自動化する
ここまで読んで、「項目の作り分けも、パスポートの写しも、3年保存も、手作業だとしんどい…」と感じた方も多いと思います。その気持ち、よく分かります。
でも安心してください。こうした作業は、宿泊管理システム（PMS）のオンラインチェックイン機能で、かなりの部分をしくみにできるんです。
エアホストでは、こんな形で対応しています（AirHost ゲスト体験）。
事前チェックインURLの自動配信：予約後にURL付きメールを自動送信し、ゲストがオンラインで宿泊者名簿を登録。現地での記入とフロント作業を減らせます
AIによる本人確認：顔認証のAI技術で、パスポートの写真とゲストの顔を自動的に照合します（チェックインの Premium プランのオプション。AirHostヘルプ「AI 顔認証の設定方法」）
ビデオ通話での本人確認：映像でリアルタイムに確認する運用にも対応しています（チェックインの Premium プランのオプション。AirHostヘルプ「ビデオチャットの設定方法」）
セルフチェックイン：Web・タブレット・スマホでのチェックイン／チェックアウトに対応
スマートロック連携：鍵の受け渡しをなくし、非対面でも滞在を完結できます
ゲストフォーム（宿泊者名簿）を施設ごとに設定：国内客用と国外客用でフォームを分けられます（AirHostヘルプ「ゲストフォーム」）
宿泊者データのエクスポート：事前チェックインやチェックイン時に集めた情報を、CSVと画像データでダウンロードできます。宿泊者名簿の保管（法令対応）にも使えます（AirHostヘルプ「宿泊者データエクスポート」）
「記入は事前に、確認はデジタルで、現地はゼロに。」 名簿は法律上の義務なので減らせませんが、集め方は変えられます。ゲストにとっても、着いてから紙に書く時間がなくなるぶん、滞在がスムーズになりますよ。
なお、どの項目を必須にするかは、施設の営業形態（旅館業法か、民泊新法か）や自治体の条例によって変わります。ゲストフォームの項目は施設ごとに設定できるので、名簿を法令で必要な範囲に合わせて整える運用にも向いています。
名簿だけじゃない。細かい作業も、まとめてエアホストに
ちょっと想像してみてください。テレビ、エアコン、照明…リモコンが何個もあると、どれがどれだか分からなくなりますよね。1つのリモコンで全部動かせたら、すごくラクなはずです。
エアホストは、宿の仕事の「まとめリモコン」みたいなものです。 名簿づくりと本人確認に加えて、ふだんの細かい作業もひとつの画面でまとめて扱えます。
予約：Airbnb・Booking.com など複数のOTAの予約を一元管理（サイトコントローラー）。ゲスト情報も予約とひもづいたまま残るので、「あの予約の名簿はどこ？」と探し回らずに済みます
案内：予約後・チェックイン前など、決めたタイミングで案内を自動送信（PMS）
清掃：清掃スケジュールをカレンダーで管理し、清掃スタッフへの通知も自動化（PMS）
部屋割り：自動で部屋割りを最適化（PMS）
決済：キャンセルポリシーに合わせたオーソリ・決済、キャンセル料の決済を自動で（決済ソリューション）
売上：売上や稼働率、ADR・RevPAR などをレポートで確認（PMS）
つまり、集める・確かめる・とっておく、の手間はエアホストにまとめて、人はゲストを迎えることに集中する。 「名簿はシステム、おもてなしは人」。これがいちばん無理のない回し方だと、私たちは考えています。
「うちの営業形態だと、名簿の項目はどう設定すればいい？」——そんな具体的なご相談、大歓迎です。
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よくある質問（FAQ）
Q. 宿泊者名簿は代表者だけの記載でよいですか？
いいえ。宿泊者全員分の記載が必要です。大阪府をはじめ各自治体が、宿泊者名簿の備付けと適正な管理を求めています（大阪府「宿泊者名簿の記載徹底について」、茨城県「住宅宿泊事業の宿泊者名簿について」）。代表者1名のみを記入する様式を使っている場合は、様式の見直しをおすすめします。
Q. 職業欄は書いてもらわなくてよくなったのですか？
営業形態によります。旅館業法の施設は、2023年12月13日の改正で「職業」が記載事項から外れ、代わりに「連絡先」が必須になりました（大阪府「宿泊者名簿の記載徹底について」）。一方、民泊新法（住宅宿泊事業法）では現在も「職業」と「宿泊日」が記載事項です（観光庁 民泊制度ポータルサイト）。
Q. 外国人ゲストには必ずパスポートの提示を求めるのですか？
対象は「日本国内に住所を有しない外国人」です。この場合は国籍と旅券番号の記載に加え、旅券の提示を求め、その写しを名簿とともに保存します（大阪府「宿泊者名簿の記載徹底について」）。日本国内に住所がある外国籍の方は、この旅券確認の対象ではありません。
Q. 宿泊者名簿は電子データで保存してもよいですか？
はい。住宅宿泊事業法施行規則では、電磁的記録に記録され必要に応じて明確に紙面へ表示できるときは、その記録をもって名簿への記載に代えられるとされています（厚生労働省「住宅宿泊事業法施行規則」）。旅館業法の名簿についても、正確な記録が担保され、速やかに印刷・提示できる状態であれば電磁的方法での作成・保存が可能とされています。
Q. 保存期間は何年で、いつから数えますか？
作成日から3年間です。保存場所は、旅館業なら施設または営業者の事務所、民泊新法なら届出住宅または住宅宿泊事業者の営業所・事務所とされています（観光庁 民泊制度ポータルサイト）。
Q. Airbnb経由のゲストにも、パスポートの写しを求められますか？
求められます。Airbnbは2026年11月20日以降に確定した予約から、ホストが身分証の写しなどを求めることを原則として制限しますが、法令で必要な場合は例外です（Airbnbヘルプ「ホストが定める契約やその他の要件の制限」）。予約前にリスティングの「リクエスト」で、集める項目と理由（住宅宿泊事業法・旅館業法にもとづく宿泊者名簿であること）を明示し、法令で必要な範囲に絞って集めてください。
Q. 名簿を備えていないと罰則はありますか？
あります。旅館業法では第6条第1項の違反として50万円以下の罰金（第11条第1号）、民泊新法では名簿の備付け・保存を怠った場合に30万円以下の罰金（第76条）が科されることがあります（日本法令外国語訳データベースシステム「旅館業法」）。
まとめ
宿泊者名簿は、旅館業法・特区民泊・民泊新法のどれでも義務ですが、書いてもらう項目は制度ごとに違います。旅館業法は「連絡先」、民泊新法は「職業・宿泊日」。ここを取り違えたまま運用している施設、実は少なくありません。
そして、日本国内に住所のない外国人ゲストにはパスポートの提示と写しの保存が必要で、名簿は作成日から3年間の保存が求められます。海外からのお客様が増えるほど、この作業の重みも増していきます。
でも大丈夫。名簿は電子データでの作成・保存が認められています。義務は減らせなくても、手間は減らせるんです。オンラインチェックインで事前に集めて、本人確認までデジタルで済ませれば、現地での対応も保管作業もぐっと軽くなりますよ。
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参考資料
本記事は2026年10月28日時点の情報にもとづいています。運用の細部は自治体によって案内が異なる場合があります。実際の様式や手続きは、管轄の保健所・自治体の最新情報をご確認ください。